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Safe harbor offered for new ‘no match’ rule
For more detail about this issue, see:
Farm Employers
Labor Service
Information is presented here
in English
and
in Spanish
Summary of Department of
Homeland Security (DHS) Final Rule
“Safe Harbor Procedures for Employers
who Receive a No-Match Letter”
by
Carl Borden, Associate Counsel,
California Farm Bureau Federation (rev. 9/11/07)
Introduction
In the wake of Congress’ failure to pass
immigration-reform legislation, the Bush administration on Aug. 10
announced a series of measures it will pursue within the boundaries
of existing law to secure the nation’s borders more effectively,
improve interior and worksite enforcement, streamline existing
guest-worker programs, improve the current immigration system, and
help new immigrants assimilate into American culture. One measure is
a new rule affecting employers who receive so-called “no-match
letters” from the Social Security Administration (SSA).
Background
·
Since 1987, federal law
has:
o
Required
every employer to verify the identity and authorization to work in
the U.S. of every newly hired employee
o
Prohibited
every employer from
§
Hiring
a person the employer knows is not work authorized
§
Continuing to
employ a person after getting knowledge
that the person is not work authorized
·
Knowledge
of an employee’s work ineligibility can be either actual or
constructive
Constructive Knowledge
·
Constructive
knowledge is knowledge that may fairly be
inferred through notice of certain facts and circumstances that
would lead a person, through the exercise of reasonable care, to
know about a certain condition
o
Example:
A longstanding DHS regulation has stated an employer may have
constructive knowledge that an employee is not work eligible where
the employer fails to complete or improperly completes Form I-9
(Employment Eligibility Verification) for the employee
·
Constructive
knowledge of an employee’s work
ineligibility can also be imputed to an employer who,
o
After getting
information casting doubt upon the
employee’s purported work eligibility,
o
Fails to take
reasonable steps to ascertain whether the
employee is truly work eligible.
o
Example:
An employer had constructive knowledge his employees were not work
authorized where, after being told by an INS officer that he
suspected them of using fraudulent immigration documents, the
employer made no further inquiry and took no appropriate corrective
action (Mester Mfg. Co. v. INS (9th Cir. 1989) 879
F.2d 561, 566-67)
The Rule
·
DHS issued on Aug. 10 a
final rule affecting employers who receive no-match letters
from SSA
·
The rule was to have taken
effect on Sept. 14, but a court blocked it until Oct. 1
·
A no-match letter
states that the combination of name and social
security account number (SSN) submitted by the employer to SSA
for an employee does not match SSA records
·
The SSA is sending a
no-match letter to an employer about 2006 Forms W-2 only if
both apply:
o
The employer filed more
than 10 no-match Forms W-2, and
o
Those no-match forms were
at least ½ percent of all Forms W-2 filed by the employer
·
The rule says an employer
may, depending upon the totality of the circumstances, have
constructive knowledge that an employee is not work
authorized where
o
The employer fails to
take reasonable steps after receiving information that
the employee might not be work authorized, such as:
§
The employee’s request
that the employer file a labor certification or
employment-based visa petition for the employee
§
A no-match letter
§
A DHS notice that
the immigration-status or employment-authorization document used by
the employee in completing Form I-9 is not assigned to the employee
(DHS notice)
The Rule’s Safe Harbor
·
The rule says DHS
cannot use a no-match letter as evidence of an employer’s
constructive knowledge of an employee’s work ineligibility where
the employer has taken these steps:
o
Step 1 (Employer Checks
its Records)
§
The employer must check
its records to see if the mismatch was due to a record-keeping
error by the employer
q
If it was due to a
record-keeping error, then the employer must:
Ø
Correct
the error,
Ø
Inform
SSA of the correct information, and
Ø
Verify with SSA
that the corrected name and SSN match SSA records
q
The employer should
document that verification and store that documentation
with the employee’s Form I-9
§
The employer must do all
of this within 30 days after it received the no-match letter
If it determines the mismatch was not
due to its record-keeping error, the employer must go to
o
Step 2 (Employer Asks
Employee for Information Confirmation)
§
The employer must promptly
ask the employee to confirm that the name and SSN in the
employer’s records are correct
§
If the employee says they
are incorrect, then the employer must do the things specified
in Step 1 to correct record-keeping errors
If the employee says the name and SSN in
the employer’s records are correct, the employer must go
to
o
Step 3 (Employer Asks
Employee to Resolve Issue with SSA)
§
The employer must promptly
ask the employee to resolve the issue with SSA
q
In doing so, the employer
must advise the employee:
Ø
Of the date on
which the employer received the no-match letter and
Ø
To resolve the mismatch
within 90 days of that date
The employer must then go to
Step 4 (Employer Tries to Verify
Information with SSA)
§
Within 90 days after the
employer’s receipt of the no-match letter, the employer must try
to verify with SSA that the employee’s name and SSN match SSA
records
§
The SSN
Verification System can be accessed online at
www.ssa.gov/employer/ssnv.htm
or by
telephone at (800) 772-6270
If the employer within those 90 days
cannot verify with SSA that the employee’s name and SSN match
SSA records, the employer must go to
o
Step 5 (Employer and
Employee Complete New Form I-9)
§
The employer and employee
must, within 93 days after the no-match letter receipt date,
complete a new Form I-9 for the employee as if the employee were
newly hired except
q
To establish employment
authorization, identity, or both, the employer may not accept
Ø
A document referenced in a
DHS notice
Ø
A document containing a
disputed SSN or alien number referenced in a no-match
letter or DHS notice
Ø
A receipt for
application for a replacement of any such document
q
To establish identity
or both identity and employment authorization, the employee
must show a document that contains the employee’s photograph
§
The employer must keep
the new Form I-9 with the employee’s prior Form(s) I-9
o
The rule’s summary says
that if the discrepancy can’t be resolved and the employee’s
identity and work authorization can’t be verified by that
modified Form I-9 process, the employer must choose between
§
Firing
the employee or
§
Risking a DHS
finding that the employer had constructive
knowledge that the employee was an unauthorized alien and, by
continuing to employ the person, violated the law
No Inference Employee is
Unauthorized from Employee’s Appearance or Accent
·
Knowledge
that an employee is unauthorized may not be
inferred from an employee’s foreign appearance or
accent
Honoring of Documents
·
The rule does not
permit an employer to
o
Ask an employee for
more or different documents than those ordinarily required by
law
o
Refuse to honor
documents that on their face reasonably appear to be
genuine and to relate to the employee, except for
a document referred to in an SSA no-match letter or DHS
notice as to which the employer hasn’t received verification
from SSA or DHS
Maximum Fines for Knowingly
Employing an Unauthorized Person (Per Employee)
·
First
offense: $2,200 (Inflation-Adjusted Proposal: $2,500)
·
Second
offense: $5,500 (Inflation-Adjusted Proposal: $6,000 - $7,000)
·
Third+
offense: $11,000 (Inflation-Adjusted Proposal: $12,000 - $14,000)
Issues/Comments
·
Accepting New Documents
Could be Risky
o
Step 5
of the safe harbor allows an employer
to continue to employ an employee with a disputed SSN by
completing a new Form I-9
o
Further, the rule’s
prohibition against an employer’s refusal to honor apparently
genuine documents shown by the employee in that process seems to
mean an employer could and should accept as proof of work
authorization, for example, an alien card (perhaps even the one the
employee may have shown to prove work authorization when first
hired) or a Social Security card with a non-disputed SSN that seems
genuine
o
By doing so, the employer
would technically be complying with a strict and narrow
reading of the rule’s safe harbor and should thus be entitled
to its protection (i.e., against use by DHS of the no-match
letter as evidence of the employer’s constructive knowledge that the
employee was an unauthorized alien)
o
But the rule’s summary
notes that the presentation by an employee of different
documents with different numbers, depending on the
circumstances, may put the employer on notice that the employee has
committed document fraud
o
The implication is that
being put on such notice could be deemed constructive
knowledge
o
But: Then why didn’t
DHS include in the rule itself the presentation by an
employee of different documents as an example of constructive
knowledge?
o
A court may ultimately
weigh in on this, but meanwhile an employer accepting different
documents would be acting at its own risk
·
Seasonal Employees
o
The rule covers
only situations where a person is currently employed
o
It doesn’t cover
situations where a no-match letter identifies an ex-employee
o
Its summary notes that an
employer need not act on a no-match letter identifying an
ex-employee; the employer couldn’t be guilty of a
continuing-employment violation as to an ex-employee
o
The summary says in
situations where an employer cannot use the safe harbor
(perhaps such as for seasonal employees whose employment breaks and
resumes sporadically) an employer should act in good faith to
resolve no-match issues as soon as practicable and make and keep
documentation of those efforts
o
So, for example, an
employer might be able to show it made a good-faith effort
where it rehires a seasonal employee for whom a no-match letter was
received during the off season but then applies the safe-harbor
steps the best it can
Advice
·
Follow Form I-9
Procedures
o
When hiring
employees, meticulously follow the Form I-9
employment-eligibility verification steps
·
Don’t Ignore No-Match
Letters
o
If, upon getting a
no-match letter, you decide to follow the rule’s
safe-harbor steps, follow them precisely
o
In any event, upon
getting a no-match letter, don’t ignore it; even if you can’t or
decide not to follow the safe-harbor steps, take some action
that is reasonably intended to resolve the discrepancy,
e.g., the steps suggested in the no-match
letter (essentially, Steps 1 to 3 above)
o
Thoroughly
document all steps you take to resolve
no-match discrepancies, and keep that documentation
·
Consider
using the H-2A temporary foreign
agricultural worker program
·
Consider
using E-Verify (http://www.dhs.gov/ximgtn/programs/gc_1185221678150.shtm),
an Internet-based system operated by DHS and SSA that allows
employers to electronically verify the employment eligibility and
SSNs of their newly hired employee
Information is presented here
in English
and
in Spanish
Resumen
del Reglamento Final del Departamento de Seguridad Nacional (DHS)
“Procedimientos de
Protección de Datos para Empleadores que Reciben Cartas No
Corresponde”
por
Carl Borden, Associate Counsel, California
Farm Bureau Federation (rev. 9/11/07)
Introducción
El 10 de agosto del
presente, después que el Congreso fracaso pasar la legislación de
reforma inmigratoria, la administración del Presidente Bush anunció una
serie de medidas que seguirá dentro de los límites de la ley existente
para asegurar las fronteras de la nación más efectivamente, mejorar el
cumplimiento de la ley interior y del lugar de trabajo, normalizar
programas existentes de trabajadores temporales, mejorar el sistema de
inmigración actual, y ayudar a los nuevos inmigrantes a relacionarse con
la cultura americana. Una medida es una regla nueva que afecta a
patrones que reciben las llamadas cartas “No Corresponde” de la
Administración del Seguro Social (SSA por sus siglas en inglés).
Base
·
Desde
1987, la ley federal ha:
o
Requerido que todo
empleador confirme y verifique la identidad y autorización para trabajar
en los EE.UU. de todo empleado recientemente contratado
o
Prohibido a todo
empleador de
§
Contratar a una
persona que el empleador sabe que no esta autorizada para trabajar
§
Continuar empleando
a una persona después de obtener conocimiento que la persona no esta
autorizada para trabajar
·
Conocimiento de la
ilegalidad de trabajo de un empleado puede ser actual o
constructivo
Conocimiento
Constructivo
·
Conocimiento constructivo
es conocimiento que puede deducirse justamente a través de noción de
ciertos hechos y circunstancias que llevarían a una persona, a través de
practicas de cuidado razonable, para saber sobre una cierta condición
o
Ejemplo: Una
regulación ya existente del DHS ha declarado que un empleador puede
tener conocimiento constructivo de que un empleado no es elegible para
trabajar cuando el empleador falla en completar o inadecuadamente
completa la Forma I-9 (Verificación de Elegibilidad de Empleo) para el
empleado
·
También
puede acusársele a un empleador de tener Conocimiento constructivo
de la ilegalidad para trabajar de un empleado que,
o
Después de obtener información
que levanta dudas sobre la pretendida elegibilidad para trabajar del
empleado,
o
Falla en tomar los pasos razonables
para determinar si el empleado es verdaderamente elegible para trabajar.
o
Ejemplo: Un
empleador tiene conocimiento constructivo que sus empleados no estaban
autorizados para trabajar donde, después que les informo un funcionario
del INS que él sospechaba que ellos estaban usando documentos
inmigratorios fraudulentos, el empleador no hizo mas indagaciones y no
tomó ninguna acción correctiva apropiada (Mester Mfg. Co. v. INS
(9th Cir. 1989) 879 F.2d 561, 566-67)
La Norma
·
El 10 de
agosto del presente, el Departamento de Seguridad Nacional (DHS por sus
siglas en inglés) emitió una norma final que afecta a patrones
quienes reciben cartas ‘no corresponde’ de la SSA
·
La
norma
habría de haber tomado efecto el 14 de septiembre, pero una corte la
bloqueó hasta el 1 de octubre
·
Una
carta ‘no corresponde’ dice que la combinación de nombre
y número de cuenta de seguro social (SSN por sus siglas en inglés)
sometida por el empleador a la SSA para un empleado no corresponde
con los registros de la SSA
·
La SSA
estará enviando una carta “no corresponde” a un empleador sobre las
Formas W-2 del año 2006 solamente si las dos aplican:
o
El
empleador archivó más de 10 Formas W-2 “no corresponde,” y
o
Esas
formas “no corresponde” eran por lo menos medio por ciento de todas las
Formas W-2 que se archivaron por el empleador
·
La norma
dice que un empleador puede, dependiendo en la totalidad de las
circunstancias, tener conocimiento constructivo que un
empleado no esta autorizado para trabajar donde
o
El
empleador falla en tomar los pasos razonables después de haber
recibido información de que el empleado podría no estar
autorizado para trabajar, como:
§
La
petición del empleado que el empleador archivo una certificación
laboral o una petición de visa basada en empleo para el
empleado
§
Una
carta “no corresponde”
§
Un
aviso del DHS que el estado inmigratorio o documento de autorización
de empleo usado por el empleado al llenar la Forma I-9 no esta asignado
al empleado (aviso del DHS)
La Norma de
Protección de Datos
·
La norma
dice que el DHS no puede usar una carta “no corresponde” como
evidencia del conocimiento constructivo de un empleador sobre la
ilegalidad para trabajar de un empleado dónde el empleador ha tomado
estos pasos:
o
Paso
No. 1 (Empleador Revisa sus Registros)
§
El
empleador debe revisar sus registros para ver si la desigualdad
fue debido a un error de la administración de registros del empleador
q
Si fue
debido a un error de la administración de registros, entonces el
empleador debe:
ØCorregir
el error,
ØInformar
a la SSA de la
información correcta, y
ØConfirmar
con la SSA que el
nombre corregido y SSN correspondan con los registros de la SSA
q
El
empleador debe documentar esa comprobación y guardar esa
documentación con la Forma I-9 del empleado
§
El
Empleador debe hacer todo esto dentro de 30 días después de que
recibió la carta “no corresponde”
Si se determina que la
desigualdad no fue debido a error de los registros de la
administración, el empleador debe seguir con el
o
Paso No. 2 (Empleador Pide al Empleado Confirmación de Información)
§
El
empleador debe pedirle rápidamente al empleado que confirme
que el nombre y SSN en los registros del empleador son correctos
§
Si el
empleado dice que estos son incorrectos, entonces el empleador
debe hacer las cosas que se especifican el en Paso No. 1 para
corregir los errores de la administración
Si el empleado dice que
el nombre y SSN en los registros del empleador estan correctos,
el empleador debe seguir con el
o
Paso No. 3 (Empleador
Pide al Empleado que Resuelva el Problema con la Administración del
Seguro Social)
§
El
empleador debe pedirle rápidamente al empleado que
resuelva el problema con la Administración del Seguro Social
q
Al
hacerlo, el empleador debe aconsejar al empleado:
Ø
De la
fecha en que el empleador recibió la carta “no corresponde” y
Ø
Que
resuelva la desigualdad dentro de 90 días de esa fecha
Entonces el empleador
debe seguier con el
o
Paso No. 4
(Empleador Trata de Verificar la Información con la
SSA)
§
Dentro de
90 días después de haber recibido una carta “no corresponde,” el
empleador debe tratar de verificar con la SSA que el nombre del
empleado y SSN corresponden con los registros de la SSA
§
El
Sistema de Verificación del SSN puede accederse en línea al
www.ssa.gov/employer/ssnv.htm o por teléfono al (800) 772-6270
Si el empleador dentro
de esos 90 días no puede verificar con la SSA que el nombre del
empleado y SSN corresponden con los registros de la SSA, el empleador
debe seguir con el
o
Paso
No. 5 (Empleador y Empleado Completan una Nueva Forma I-9)
§
El
Empleador y el empleado deben, dentro de 93 días después de la fecha de
haber recibido la carta “no corresponde,” completar una nueva Forma
I-9 para el empleado como si el empleado fuera recien contratado
excepto
q
Para
establecer autorización de empleo, identidad, o ambos, el
empleador no puede aceptar
Ø
Un
documento que se menciona en un aviso del Departamento de Seguridad
Nacional (DHS por sus siglas en inglés)
Ø
Un
documento que contiene un SSN disputado o número de extranjero
mencionado en una carta “no corresponde” o aviso del DHS
Ø
Un
recibo de aplicación para el reemplazo de cualquier tal documento
q
Para
establecer identidad o ambos, identidad y autorización de
empleo, el empleado debe mostrar un documento que contiene la
fotografía del empleado
§
El
empleador debe guardar la nueva Forma I-9 con la(s) Forma(s) I-9
anteriores del empleado
o
El
resumen de la regla dice que si la diferencia no puede resolverse
y la identidad y autorización de trabajo del empleado no pueden
ser confirmadas por ese proceso de la Forma I-9 modificada, el empleador
debe elegior entre
§
Despedir al
empleado o
§
Tomarse el riesgo de que el DHS encuentre
que el empleador tenía conocimiento constructivo de que el empleado era
un extranjero ilegal y, por continuar empleando a la persona, violó la
ley
Ningún Empleado
se concluye Desautorizado por su Apariencia o Acento
·
Conocimiento de
que un empleado es desautorizado no puede concluirse por la
apariencia extranjera del empleado o acento
Aceptación de
Documentos
·
La regla
no permite a un empleador a
o
Pedir a
un empleado por más o diferentes ocumentos que aquéllos que
ordinariamente son requieridos por ley
o
Negarse a honrar documentos
que razonablemente en su cara aparecen ser genuinos y que se
relacionaa al empleado, salvo a un documento que es descrito
en una carta “no corresponde” de la SSA o aviso del DHS de la cual el
empleador no ha recibido comprobación de la SSA o del DHS
Multas Máximas
por Emplear a una Persona Desautorizada a Sabiendas (Por cada Empleado)
·
Primera
Ofensa: $2,200 (Inflación-Presupuesto Ajustado: $2,500)
·
Segunda
Ofensa: $5,500 (Inflación-Presupuesto Ajustado: $6,000 -
$7,000)
·
Tercera+
ofensa: $11,000 (Inflación-Presupuesto Ajustado: $12,000 -
$14,000)
Problemas /
Cometarios
·
Aceptar Documentos Nuevos Podría Ser Riesgoso
o
Paso No. 5 de la
protección de datos le permiten a un empleador continuar empleando
a un empleado con un SSN disputado
completando una nueva Forma I-9
o
Además,
la prohibición de la regla contra la negativa de un empleador para
honrar documentos aparentemente genuinos mostrados por el empleado
en ese proceso parece significar que un empleador puede y debe
aceptar como prueba de autorización de empleo, por ejemplo, una
tarjeta de extranjero [mica] (quizás inclusive la que el empleado pudo
haber mostrado para demostrar autorización de trabajo cuando fue
contratado por primera vez) o una tarjeta del Seguro social con un SSN
que no esta en disputa y parece genuina
o
Al
hacerlo, el empleador tecnicamente estaría cumpliendo con una
lectura estricta y estrecha de la norma de Protección de Datos y
debria así tener derecho a su protección (es decir, contra uso
por el DHS de la carta “no corresponde” como evidencia de conocimiento
constructivo del empleador que el empleado era un extranjero no
autorizado)
o
Pero el
resumen de la norma anota que la presentación por un empleado de
diferentes documentos con diferentes números, dependiendo
de las circunstancias, puede poner al empoeador sobre aviso que el
empleado se ha comprometido fraude de documentos
o
La
implicación es que ser puesto en tal aviso puede juzgarse como
conocimiento constructivo
o
Pero: ¿Entonces
por qué el DHS no incluyo en la propia norma la presentación por
un empleado de diferentes documentos como un ejemplo de
conocimiento constructivo?
o
Pueda que
un tribunal finalmente tenga que pesar esto, pero entretanto un
empleador que acepta diferentes documentos estaría actuando a su propio
riesgo
·
Empleados Estaciónales
o
La norma
cubre sólo situaciones dónde una persona esta empleada
actualmente
o
No cubre
situaciones dónde una carta “no corresponde” identifica a un
ex-empleado
o
Su
resumen anota que un empleador no tiene la necesidad actuar en
una carta “no corresponde” que identifica a un ex-empleado; el
empleador no podría ser culpable de una violación de continuar
empleando en cuanto a un ex-empleado
o
El
resumen dice que en situaciones dónde un empleador no puede usar la
protección de datos (quizás como para empleados estacionales cuyo
empleo se interrumpe y reanuda esporádicamente) un empleador debe
actuar de buena fe para resolver los problemas “no corresponde” en
cuanto sea factible y hacer y guarda la documentación de esos
esfuerzos
o
Así, por
ejemplo, un patrón podría poder mostrar que hizo un esfuerzo de buena fe
dónde él vuelve a contratrar a un empleado estacional para quien ha
recibido una carta “no corresponde” cuanto estaba fuera de la estación
pero entonces aplican los pasos de protección de documentos lo mejor que
se pueda
Consejo
·
Siga
los Procedimientos de la Forma I-9
o
Al
contratar empleados, minuciosamente siga la Forma I-9 pasos
de comprobación de elegibilidad de empleo
·
No
ignore las Cartas “No Corresponde”
o
Si, al
recibir una carta “no corresponde,” usted decide seguir los
pasos de la norma de protección de datos, sígalos al pie de la
letra
o
En
cualquier caso, al obtener una carta “no corresponde,” no la ignore;
aun cuando no puede o decide no seguir los pasos de la norma de
protección de datos, tome alguna acción que se piensa que es
razonable intencionada a resolver la discrepancia, p. ej.,
los pasos sugeridos en la
carta “no
corresponde”
(esenncialmente, Pasos 1 al
3 de arriba)
o
Claramente anote
todos los pasos que usted toma para resolverse las diferencias que no
corresponden, y guarda esa documentación
·
Considere
usar el H-2A temporary foreing agricultural worker program (
programa H-2A Trabajadores Agrícolas Extranjeros Temporales)
·
Considere
el E-Verify (http://www.dhs.gov/ximgtn/programs/gc_1185221678150.shtm),
un sistema basado en la Internet operado por el DHS y la SSA que les
permite a los empleadores a confirmar electrónicamente la elegibilidad
de empleo y los numeros de seguro social de sus empleados recien
contratados
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